Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern das Laden des Firmenwagens zuhause
E-Autos und Hybride als Dienstwagen sind auf dem Vormarsch. Getrieben durch Innovation und staatliche Anreize wie die 0,25%-Besteuerung wird sich ihr Anteil an den Dienstwagenflotten vervielfachen, da E-Auto als Firmenwagen für Mitarbeiter im Vergleich zu herkömmlichen Verbrennern oft die günstigsten monatlichen Kosten bieten. Besonders wirtschaftlich und komfortabel ist es, wenn Mitarbeiter die E-Firmenwagen dort laden können, wo sie typischerweise über Nacht parken, nämlich zuhause. Das spart dem Unternehmen bares Geld, da die Mitarbeiter ihren Strom für 30-40 Cent/kWh beziehen. Gleichzeitig ist so sichergestellt, dass die Dienstwagen durch die private Wallbox tagsüber vollgeladen sind für den ersten Kundentermin und keine wertvolle Arbeitszeit für die Fahrt zur nächsten Tankstelle oder Ladesäule verschenkt wird. Teure Ladevorgänge an öffentlichen Schnellladesäulen für bis zu 79 Cent / kWh auf Unternehmenskosten werden durch das Laden der Firmenwagen zuhause minimiert.
So profitieren Unternehmen und Mitarbeiter vom engea Abrechnungsmanager:
engea bietet mit dem Abrechnungsmanager eine Softwarelösung für Unternehmen, mit der Fuhrpark- bzw. Flottenmanager die Wallboxen Ihrer Mitarbeiter verwalten und die Stromkosten für Ladevorgänge des Firmenwagens erstatten können. Folgende Funktionen erleichtern Unternehmen und Mitarbeitern die Arbeit.
Ihre Mitarbeiter und die Buchhaltung sparen Zeit und Geld
Statt die Ladevorgänge am Ende eines Monats mühsam vom separaten Stromzähler auszulesen, in eine Excel-Vorlage zu übertragen und eine Auslagenabrechnung für die Buchhaltung zu erstellen, können Mitarbeiter einfach die Ladedaten der Wallbox für ihren Arbeitgeber freigeben.
Im engea Abrechnungsmanager sehen Sie somit die Ladedaten der Mitarbeiter tagesgenau und können einmal im Monat einen gesammelten Export für die Buchhaltung ziehen.
Ladevorgänge des Firmenwagens pauschal oder verbrauchsabhängig abrechnen
Sie haben bei der Abrechnungsmethode die Wahl – möchten Sie die Ladevorgänge Ihrer Dienstwagen mit einer festen monatlichen Pauschale kompensieren oder bevorzugen Sie die kWh-genaue Abrechnung? In letzterem Fall wird der Mitarbeiter gebeten, einen Nachweis über seinen Stromvertrag bzw. seine Stromkosten hochzuladen. Der Mitarbeiter wird zusätzlich einmal im Jahr automatisch daran erinnert, seine letzte Stromrechnung hochzuladen. So können Sie nachvollziehen, welche Kosten pro kWh anfallen und diese genau erstatten. Übrigens: Durch die Unterstützung verschiedener RFID-Ladekarten kann der Mitarbeiter auch weitere private Fahrzeuge oder Dienstwagen von anderen Firmen an der privaten Wallbox laden, ohne dass diese für die Rückerstattung berücksichtigt werden. Auf diese Weise benötigt der Mitarbeiter keine separate Wallbox, um sein privates E-Auto zu laden.
Kopplung des Abrechnungsmanagers mit der Wallbox des Mitarbeiters
Die Verbindung des Abrechnungsmanagers ist einfach: Sobald ein Mitarbeiter die engea Wallbox in Betrieb nimmt, kann der Fuhrparkmanager ihm aus dem Abrechnungsmanager eine Anfrage zur Verknüpfung der Wallbox zusenden. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Code und kann mit diesem in seiner engea App die Verbindung herstellen. Ab dann ist die Wallbox mit dem engea Abrechnungsmanager des Unternehmens gekoppelt und die Daten des integrierten Stromzählers können eingesehen werden, sofern es sich um Ladevorgänge des Firmenwagens handelt. Sollte der Mitarbeiter das Unternehmen einmal verlassen oder ein neuer Mitarbeiter hinzukommen, der bereits über eine engea Wallbox verfügt, können Sie die Verbindung zwischen dem Abrechnungsmanager und der Wallbox abschalten oder neu hinzufügen, so dass Sie nur die Ladevorgänge Ihrer aktiven Mitarbeiter sehen.
Auch mit mehreren Firmenwagen nutzbar
In einer engea Wallbox können auch mehrere Firmenwagen verschiedener Unternehmen abgerechnet werden. Es werden nur die Ladevorgänge in den Abrechnungsmanager übertragen, die auch zum Firmenwagen gehören. Sie als Arbeitgeber übernehmen nicht die volle Kontrolle, wie bei anderen Lösungen üblich, und der Mitarbeiter behält weiterhin alle komfortablen Funktionen seiner engea App.
Fuhrpark-Manager können erlaubte Zählerarten festlegen
Im Abrechnungsmanager können Fuhrpark-Manager anhand Ihrer Firmenrichtlinie festlegen, für welche Zählerarten eine kWh-genaue Abrechnung möglich ist. Danach müssen sie sich um nichts weiter kümmern. Jedem Mitarbeiter wird in der engea App auf einen Blick angezeigt, welche Abrechnungsmöglichkeiten ihm zur Verfügung stehen und anhand des verbauten Zählers wird überprüft, ob dieser mit der Firmenrichtlinie zum kWh-genauen Abrechnen übereinstimmt. So können Fuhrpark-Manager bspw. Über die Firmenrichtlinie festlegen, ob Sie die Abrechnung über einen integrierten Zähler in der Wallbox erlauben, ob der Zähler zumindest MID-konform sein muss, oder ob die gesamte Wallbox – nicht nur der Zähler - für das Abrechnen privater Ladevorgänge des Dienstwagens eichrechtskonform sein muss.
Kostenvorteil mit engea
Im Schnitt verbringt ein Mitarbeiter ca. 30 Minuten im Monat mit dem Auslesen der Daten seiner privaten Ladevorgänge des Dienstwagens und dem Übertrag in eine Excel Vorlage für die Auslagenabrechnung. Die gleiche Zeit fällt nochmal in der Buchhaltung an, um jede Auslagenabrechnung händisch zu prüfen.
Mit dem engea Abrechnungsmanager lassen sich diese Tätigkeiten komplett automatisieren und somit je Mitarbeiter eine Arbeitsstunde pro Monat im Unternehmen einsparen.
Der Abrechnungsmanager ist bei jeder engea Wallbox das erste Jahr kostenfrei. Danach bezahlen Sie 4,29€ pro Monat zzgl. Mwst. pro Mitarbeiter.